Từ cổng thông tin thư viện tiến tới xây dựng cổng kiến thức cho thư viện trường đại học
Tại các thư viện đại học ở nước ngoài, một bước tiến hoá cao hơn của cổng thông tin thư viện chính là cổng kiến thức (knowledge portal - CKT) hay còn gọi là Cổng thông tin tri thức. Đây là “một loại cổng thông tin hỗ trợ có chủ đích và kích thích sự chuyển giao kiến thức, lưu trữ và truy hồi kiến thức, tích hợp kiến thức và ứng dụng kiến thức (ví dụ như quy trình quản lý tri thức) bằng cách cung c
Từ cổng thông tin thư viện tiến tới xây dựng cổng kiến thức cho thư viện trường đại học  
 

Đặt vấn đề

Hiện nay, thuật ngữ cổng thông tin thư viện đã trở nên quen thuộc với các thư viện Việt Nam. Cổng thông tin thư viện được hiểu là “một trang web với mục đích là một điểm truy cập đến World-Wide-Web, thường cung cấp một công cụ tìm kiếm và/ hoặc liên kết đến các trang web hữu ích, các nguồn tin tức tin cậy hoặc các dịch vụ khác” (Denis Howe) hoặc “một trang web có chức năng như một điểm truy cập đến Internet, bằng cách cung cấp nội dung hữu ích và các liên kết đến các trang web khác nhau và các tính năng trên World- Wide-Web (Random House Unabridged Dictionary)” hoặc “một trang web phục vụ như là một điểm truy cập hoặc một cánh cổng dẫn đến các nguồn lực và dịch vụ” [8].

Tại các thư viện đại học ở nước ngoài, một bước tiến hoá cao hơn của cổng thông tin thư viện chính là cổng kiến thức (knowledge portal - CKT) hay còn gọi là Cổng thông tin tri thức. Đây là “một loại cổng thông tin hỗ trợ có chủ đích và kích thích sự chuyển giao kiến thức, lưu trữ và truy hồi kiến thức, tích hợp kiến thức và ứng dụng kiến thức (ví dụ như quy trình quản lý tri thức) bằng cách cung cấp việc truy cập đến các nguồn kiến thức có liên quan” [3].

Tầm quan trọng của cổng kiến thức thư viện

CKT thư viện vượt lên trên những trao đổi thông tin một chiều hay chỉ cung cấp nguồn kiến thức bị giới hạn bởi nguồn lực thông tin nội tại của thư viện. CKT chính là cửa ngõ giúp cho việc truy cập đến các nguồn thông tin đã được thư viện xử lý phục vụ cho một hoặc nhiều mục đích nào đó của người dùng. Nguồn thông tin được truy cập qua CKT của thư viện bao gồm nhiều dạng thức khác nhau như văn bản, âm thanh, hình ảnh, phim…

Như vậy, CKT hay còn được gọi là cổng thông tin tri thức, là một hình thức của cổng thông tin với chức năng như một hệ thống quản lý tri thức (KMS - Knowledge Management System), là một hệ thống phần mềm hỗ trợ truy cập đơn điểm (single-point-access) nhanh chóng và dễ dàng đến các nguồn tri thức khác nhau, đào sâu khai thác các nguồn tri thức bên trong và bên ngoài của cơ quan, tổ chức tạo lập ra CKT đó. Vì vậy, CKT còn được hiểu như là một bản đồ có cấu trúc dẫn đến các nguồn tri thức.

Thành phần CKT bao gồm:

alt

Cấu trúc thành phần CKT của Sharad Kumar Sonker, K.L. Mahawar[8]

Thư điện tử (E-mail)

Thư điện tử là một dịch vụ thông tin cung cấp bởi CKT cho cộng đồng người dùng để trao đổi, chia sẻ tin nhắn, kiến thức và có độ cập nhật cao. Thư điện tử còn là kênh giao dịch, giao tiếp giữa người dùng với thư viện hay giữa người dùng với nhau.

Giao tiếp thời gian thực (Real-time messaging and awareness)

Giao tiếp thời gian thực là những ứng dụng cho phép người dùng giao tiếp trực tiếp với nhau từ xa. Nó còn cung cấp khả năng theo dõi “sự hiện diện điện tử” của người dùng. Các ứng dụng giao tiếp thời gian thực bao gồm các công cụ và kỹ thuật như:

- Giao tiếp tức thời hai chiều (Chatting).

- Giao tiếp tức thời đa chiều (Group chatting).

- Bảng hợp tác (Whiteboard collaborations).

- Chia sẻ ứng dụng (Application sharing).

- Chia sẻ duyệt dữ liệu máy tính (Desktop sharing Co-browsing).

- Các công cụ giao tiếp qua âm thanh, hình ảnh (Video and Audio conferencing tools)...

Diễn đàn thảo luận (Discussion forums)

Các diễn đàn cung cấp một môi trường để tất cả các thành viên của cộng đồng người dùng trực tiếp tham gia vào việc chia sẻ và trao đổi các ý tưởng để các kiến thức mới được tạo ra. Các diễn đàn cần có kho lưu trữ tích hợp với công cụ tìm kiếm mạnh mẽ để tất cả các dữ liệu, thông tin, kết quả nghiên cứu, bản thảo, nội dung kỹ thuật (bao gồm cả các bài tập tình huống), tài liệu kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn… có thể được lưu trữ và truy xuất dễ dàng khi được yêu cầu.

Hệ thống danh mục các chuyên gia (Know- ledge Catalogue - experts system)

Hệ thống danh mục các chuyên gia là một loại cơ sở dữ liệu (CSDL) có chứa danh mục các chuyên gia với vị trí và lĩnh vực tinh thông của họ. Khi người làm thư viện hoặc người dùng có nhu cầu cần sự giúp đỡ từ các chuyên gia để giải quyết vấn đề của họ, họ có thể nhanh chóng tra tìm trong hệ thống danh mục các chuyên gia.

Kho lưu trữ (Repository)

Kho lưu trữ là thành phần rất quan trọng của một CKT trong quá trình giao tiếp kiến thức, thông tin và tài liệu. Kho lưu trữ phải luôn được đảm bảo về độ lớn để có thể chứa đựng hết nguồn kiến thức mà thư viện có thể phục vụ và được bảo đảm về an toàn dữ liệu.

Phần mềm và các công cụ cơ sở dữ liệu (Database tools and software)

Phần mềm và các công cụ CSDL là những thành phần chính của CKT. Phần mềm cung cấp các công nghệ để tạo ra các CSDL khác nhau như các CSDL nội sinh của thư viện, danh mục các chuyên gia… Một số phần mềm sẽ được tích hợp để hỗ trợ các thao tác nghiệp vụ thư viện trong việc tạo lập, thu thập, quản lý và phân phối kiến thức.

Giao diện người dùng (User Interface)

CKT cung cấp một giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có định hướng kiến thức thông qua các danh mục kiến thức, giao diện tìm kiếm đơn giản và nâng cao, dễ dàng sao lưu dữ liệu và truy xuất khi cần. Nội dung hiển thị trên giao diện có thể được tuỳ biến cá nhân hoá, người dùng có thể truy cập đến tất cả nội dung của CKT từ một điểm truy cập duy nhất và nội dung đó đã được lọc và sắp xếp theo một số tiêu chí [4].

Nền tảng công nghệ cổng kiến thức [1]

Công nghệ xây dựng nội dung

Việc xây dựng và quản lý kiến thức trong CKT đòi hỏi việc sử dụng đa dạng các công nghệ, bao gồm: Hệ thống quản lý tài liệu tích hợp; Trình tạo lập trang web (Site Creation Wizard); Dịch vụ cung cấp thông tin đơn giản (RSS); Đóng dấu và liên kết; Tiện ích đám mây; Web clipping; Hệ thống các trang web tĩnh; Tích hợp ứng dụng web; Portlets; Các dịch vụ web từ xa.

Web 2.0

Công nghệ web 2.0 không chỉ mang đến những trải nghiệm vượt trội cho người dùng, mà còn hỗ trợ cho việc xây dựng và quản trị CKT. Một số công nghệ như dịch vụ Portal REST, dịch vụ AJAX, thẻ ngữ nghĩa (semantic tags), RSS và Atom Feeds, blogs và diễn đàn (forums)…

Mashups

Mashups là một công nghệ mang tính đột phá, thường được biểu diễn như là một trang web đơn, kết hợp hoặc trộn với nhau cùng lúc nhiều dữ liệu, nội dung và/ hoặc công cụ từ nhiều nguồn. Trong lĩnh vực tin học, mashups là một ứng dụng được tạo ra bằng cách kết hợp thông tin hoặc các tính năng từ nhiều nguồn hiện có để cung cấp các thông tin hay tính năng mới.

Cộng tác trên môi trường điện tử (E-collabo- ration)

Công nghệ hợp tác trong CKT là một trong những trình điều khiển chính giúp cho việc phổ biến CKT, cho phép nhiều người cùng làm việc với nhau. Công nghệ hợp tác cung cấp một nền tảng dựa trên nền web tương tác, giúp người dùng gia tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong việc truy cập thông tin, chia sẻ ý tưởng, giao tiếp và làm việc với nhau thông qua một “cổng” tổ hợp cá nhân hoá.

Học tập trên môi trường điện tử (E-learning)

Công nghệ hỗ trợ học tập trong CKT giúp cho các thư viện, trường học tiết kiệm chi phí trong việc đào tạo, huấn luyện người dùng trực tuyến, cá nhân hoá.

Vai trò của cổng kiến thức đối với thư viện trường đại học

CKT đang nhanh chóng phát triển thành nền tảng trên diện rộng, được xem là một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho những người lao động trí óc thực hiện các công việc của họ, đặc biệt là đối với những người làm việc trong các cơ quan, tổ chức có chức năng quản lý tri thức như thư viện, cơ quan thông tin, trường học, các trung tâm giáo dục - đào tạo… Tính đến thời điểm tháng 9/2015, trong công cụ phân tích xu hướng tìm kiếm từ khoá “Knowledge Portal” trên Google, CKT ngày càng được quan tâm, tập trung nhiều nhất là ở hai khu vực Mỹ và Ấn Độ.

alt

Xu hướng tìm kiếm từ khoá “Knowledge Portal” trên Google Trends

Đối với thư viện trường đại học, CKT là một điểm truy cập kết hợp các nguồn lực thông tin như Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC), các CSDL, các bộ sưu tập, các nguồn tin đa phương tiện… CKT sẽ trở thành một phần quan trọng của cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của thư viện. CKT không chỉ là nơi cung cấp tri thức mà còn là một môi trường làm việc mở với nhiều tiện ích, mang lại hiệu quả công việc cao. Nếu có CKT, thư viện đại học sẽ rất thuận lợi trong việc tích hợp các nguồn trí tuệ rộng lớn vào một không gian ảo, nơi người dùng là giảng viên, sinh viên, nhà nghiên cứu dễ dàng truy cập đến thông qua một giao diện web. CKT cũng là nơi người làm thư viện thực hiện các công việc tác vụ, tạo lập, quản lý, phân phối và đánh giá các nguồn tri thức, thực hiện các giao tiếp, giao dịch với giảng viên, sinh viên, nhà nghiên cứu.

Khi sử dụng CKT, người dùng của thư viện đại học được phép truy cập đến các nguồn kiến thức sẵn có và các nguồn kiến thức tiềm ẩn mà không bị giới hạn bởi rào cản địa lý hoặc những rào cản khác tác động đến việc tiếp nhận và khám phá kiến thức mới. Mặt khác, CKT không chỉ là nơi cung cấp nguồn “đại dương tri thức và thông tin” của thư viện đến người dùng, mà còn cung cấp những hỗ trợ tích cực cho họ trong quá trình học tập, nghiên cứu, làm việc. Những người cùng sử dụng CKT có thể tương tác, giao tiếp với nhau, họ có thể tiếp nhận kiến thức từ những cá nhân khác, cũng như phân phối kiến thức của mình thông qua các ứng dụng tiện ích. Với CKT, các giảng viên có thể phân phối thông tin (bao gồm cả các thông báo), bài giảng hay tài liệu đến sinh viên/ học viên của mình; sinh viên/ học viên có thể khai thác, tiếp nhận thông tin, tài liệu từ thầy/ cô, bạn bè…; các nhóm, cá nhân có thể trao đổi, làm việc, tương tác nhóm với nhau thông qua môi trường ảo.

Những ưu điểm của cổng kiến thức thư viện trường đại học [5,6]

- Phổ biến các dạng thức khác nhau của thông tin (sự kiện, báo cáo, chương trình), kiến thức, ý tưởng, thông điệp và dữ liệu.

- Sử dụng các nguồn lực có sẵn để tăng cường khả năng cạnh tranh, đồng thời nâng cao năng suất làm việc cho các chuyên viên thư viện.

- Cho phép thực hiện các tác vụ quản lý nội dung như tạo lập, thu thập, lưu trữ, xử lý và phổ biến nội dung.

- Giảm lượng thời gian chuyển giao cho các thao tác cần sự phối hợp giữa nhiều thành viên tham gia trong một chuỗi công việc.

- Cải thiện và phát triển môi trường học tập năng động cho các đối tượng sử dụng thư viện.

- Cho phép khai thác các nguồn lực nội sinh, các nguồn kiến thức tiềm ẩn một cách hiệu quả hơn.

- Gia tăng an toàn dữ liệu vì CKT cho phép truy cập vào dữ liệu thông qua một nền tảng duy nhất, cái mà có thể tập trung đầu tư thiết bị và công nghệ để bảo vệ.

- Cho phép tích hợp các ứng dụng khác nhau vào các CSDL để các thông tin có thể dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu.

- Tạo ra một cơ cấu tìm kiếm và duyệt nội dung, tạo điều kiện dễ dàng truy cập nội dung.

- Tiết kiệm chi phí cho thư viện và người dùng, bao gồm cả chi phí về thời gian, sức lao động và tiền bạc.

Chính vì CKT có rất nhiều ưu điểm vượt trội nên cần thiết phải đầu tư xây dựng tại thư viện đại học. Chi phí xây dựng và duy trì CKT bao gồm chi phí cho các thiết bị công nghệ hiện đại, chi phí thuê chuyên gia, chi phí đào tạo người dùng... Việc xây dựng, cũng như sử dụng CKT đòi hỏi kiến thức về tin học và kỹ năng thông tin cao vì thông tin, kiến thức sẽ được tập trung, phân tán trong toàn hệ thống. Bên cạnh đó, do sự tham gia cập nhật nội dung từ nhiều phía liên quan, bao gồm người quản trị, người làm thư viện và người dùng, nên việc quản lý CKT và kiểm soát nội dung có độ phức tạp cao hơn rất nhiều. Vì lý do này, các thư viện đại học cần xem xét thực lực của mình và có lộ trình xây dựng CKT để bảo đảm các yêu cầu sau:

1. CKT phải có đầy đủ tính năng cơ bản của một cổng thông tin, bao gồm tính năng cá nhân hoá, tính năng tích hợp nhiều loại thông tin, tính năng xuất bản thông tin theo tiêu chuẩn, tính năng đăng nhập một lần, tính năng quản trị người dùng, tính năng quản trị hệ thống.

2. Kiến thức có được thông qua CKT phải đa dạng về hình thức, khổng lồ về nội dung và đáp ứng được các nhu cầu tối thiểu phục vụ cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu và làm việc của cộng đồng người sử dụng trong trường đại học.

3. Các nguồn kiến thức phải được tổ chức sao cho người sử dụng dễ dàng tiếp cận và khai thác. CKT phải định hướng kiến thức, có tích hợp công cụ tìm kiếm hiệu quả và công cụ giúp cho việc đọc và phân giải kiến thức.

4. CKT phải đảm bảo tính tương tác đa chiều giữa các đối tượng sử dụng, bao gồm sự tương tác giữa người dùng và thư viện, giữa các đối tượng người dùng với nhau.

5. CKT phải bảo đảm tính mở trong cấu trúc, dễ dàng mở rộng, thu hẹp, tích hợp các ứng dụng cho phù hợp với những thay đổi theo các điều kiện bên ngoài.

6. CKT phải đảm bảo được an toàn dữ liệu cho toàn bộ hệ thống. CKT phải được đầu tư các thiết bị phần cứng và chương trình phần mềm giúp cho việc chống xâm nhập từ bên ngoài vào hệ thống, sao lưu dữ liệu tự động và liên tục (backup), phân quyền truy cập…

Kết luận

Thư viện là trái tim của một trường đại học, là nơi tạo điều kiện trực tiếp cho sinh viên phát huy tính tích cực chủ động, năng lực sáng tạo trong tiếp thu kiến thức. Để nâng cao chất lượng dạy và học đại học ở Việt Nam, phải tạo ra một môi trường thư viện mang tính tương tác cao. Ở mọi quốc gia, đầu tư cho thư viện đại học luôn là một mục tiêu quan trọng trong quá trình đầu tư cho giáo dục đại học vì thư viện góp phần quan trọng trong việc tạo nên thương hiệu của mỗi trường, ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng đào tạo, chất lượng sản phẩm đầu ra. Năm 1998, tại Hoa Kỳ, Trung tâm thống kê giáo dục quốc gia Hoa Kỳ (National Center for Education Statistics) đã thực hiện cuộc khảo sát về kinh phí hoạt động của 3.658 thư viện đại học trên toàn lãnh thổ Hoa Kỳ. Kết quả khảo sát cho thấy các trường đã chi khoảng 4,6 tỷ USD cho hoạt động thư viện. Con số này đến năm 2010 đã là hơn 6,8 tỷ USD (6.839.225.158 USD), trong đó mức chi cho thư viện đại học Harvard cao nhất với tổng kinh phí khoảng 133 triệu USD [7]. Các dự án xây dựng thư viện điện tử, thư viện số tại các trường đại học đều được đầu tư kinh phí rất lớn. Ví dụ, dự án “Digital Library Initiative - DLI” (Sáng kiến thư viện số) giai đoạn 1994 - 2004 tại Hoa Kỳ, “Electronic Library Programme - eLib” (Chương trình thư viện điện tử) giai đoạn 1995 - 2000 tại Anh, dự án Thư viện số quốc tế NSF/JISC giai đoạn 1999 - 2001 và nhiều dự án khác như Project Gutenberg, Google Book Search, Internet Archive, Cornell University, The Library of Congress, The European Digital Library, World Digital Library, Greenstone Digital  Library - University  of  Waikato,  Carnegie  Mellon  University's Million Book Project…[1].

Trong lộ trình quốc tế hoá của các trường đại học Việt Nam không thể thiếu việc đầu tư cho các thư viện. Vì vậy, việc xây dựng CKT cho thư viện đại học để hoạt động thư viện đi vào chiều sâu là một hướng đi mới và đúng đắn hiện nay.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Adolphus Minu. Discoverying the value of Knowledge Portal: Presentation. IBM Software Group. Http://www-07.ibm.com/hk/e-business/events/archi- ves/downloads/governmentpitch_intranet_v2.pdf. Truy cập ngày 18/9/2015.

2. Bawden,  D.  and  I.  Rowlands.  Understan- ding  Digital  Libraries:  towards  a conceptual framework. - British Library Research and Innovation Centre, 1999.

3. Claudia Loebbecke, Kevin Crowston. Knowledge Portals: Components, Functionalities, and Deployment Challenges; Orlando, Conference Proceedings // International Conference on Informa- tion Systems. - 2012.

4. D. K. Shrivastava. Knowledge Portal as a New and Innovative Approach for The Public Libraries in a way of Self Service Application: a Study of Offshoot Technology // Library Science. - 2014. - Vol.3, No.6. - P. 106-110.

5. Dr. Dan. Knowledge Portals. Http://it.toolbox.com/wiki/index.php/Knowledge_Portals. Truy cập ngày 18/9/2015.

6. Goswami, Tarini Dev. Knowledge Portal: Challenges Before Library and Information Profe- ssionals. Inflibnet Center. 2007. Http://ir.inflibnet.ac. in/bitstream/1944/1031/1/11.pdf. Truy cập ngày 18/9/2015

7. John Martin Cooper. Strategic financial planning for research libraries: Alternative financial scenarios for Harvard College Library beyond the year 2000. - Harvard University, 2000. Http://homepage.data-planet.com/.

8. Sharad Kumar Sonker, K.L.Mahawar. Knowledge Portal: An Innovative Approach to Libraries; Presentation. - India: Babasaheb Bhimrao Ambedkar University, 2008.

_______________________

PGS.TSKH. Bùi Loan Thuỳ

Trường ĐH KHXH&NV Tp. HCM

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam